Offline24, niedostępność i awaria KSeF: procedury i terminy
Faktura wystawiona poza KSeF może podlegać różnym procedurom. Tryb i termin wysyłki zależą od tego, czy pracujesz offline z własnej decyzji, trwa zapowiedziana niedostępność, czy Ministerstwo Finansów ogłosiło awarię.
Stan prawny na 20.07.2026. Przed zastosowaniem procedury sprawdź aktualny komunikat Ministerstwa Finansów.
Czym jest tryb offline24
Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników, z przejściowym wyjątkiem dotyczącym wystawiania faktur do 10 000 zł brutto miesięcznie.
Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę mimo braku dostępu do KSeF i przesłać ją do systemu po przywróceniu dostępu. Fakturę przygotowujesz w tym samym formacie co zwykle, na przykład w swoim programie do fakturowania, tylko bez natychmiastowej wysyłki do systemu.
Zgodnie z informacjami MF z trybu offline24 może korzystać każdy podatnik i nie trzeba czekać na oficjalny komunikat o awarii. To wystawca decyduje, że w danym momencie pracuje offline.
Kiedy wolno przejść na offline24
W praktyce tryb offline24 przydaje się w trzech sytuacjach:
- KSeF nie działa lub działa niestabilnie, a MF nie ogłosiło jeszcze awarii,
- problem leży po Twojej stronie: brak internetu, awaria komputera lub programu,
- świadomie wybierasz taki tryb pracy, na przykład wystawiasz faktury u klienta w terenie.
Zgodnie z informacjami MF ustawa nie ogranicza sytuacji, w których można wystawić fakturę offline24. Różnice pojawiają się dopiero przy terminie dosłania faktury do systemu.
Jak przekazać dokument i zastosować kody QR
Krajowy nabywca posługujący się NIP odbiera fakturę w KSeF. Zanim system nada numer KSeF, możesz przekazać mu potwierdzenie transakcji, ale nie fakturę poza systemem.
Inna zasada dotyczy odbiorców wskazanych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, m.in. konsumentów, podmiotów zagranicznych i odbiorców bez NIP. Jeżeli udostępniasz takiemu odbiorcy fakturę poza KSeF przed jej wysłaniem do systemu, wizualizacja zawiera dwa kody: OFFLINE i CERTYFIKAT. Drugi kod wymaga certyfikatu KSeF typu 2. Po nadaniu numeru KSeF wizualizacja udostępniana poza systemem zawiera kod umożliwiający weryfikację faktury.
Sprawdź przed wdrożeniem, czy Twój program obsługuje właściwy wariant dokumentu, kody QR i certyfikat typu 2.
Datą wystawienia faktury offline24 jest, zgodnie z informacjami MF, data wskazana na fakturze w polu P_1, a nie data przesłania do systemu.
Termin dosłania faktury do KSeF
Zgodnie z informacjami MF termin zależy od przyczyny pracy poza systemem:
- offline24 (Twoja decyzja lub problem po Twojej stronie): przesyłasz fakturę niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu,
- zaplanowane prace serwisowe KSeF: najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności,
- awaria KSeF ogłoszona przez MF: w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii,
- awaria całkowita ogłaszana w mediach: faktur nie dosyła się do systemu.
Jeżeli wystawisz fakturę offline24, a przed jej wysłaniem MF ogłosi awarię, termin wydłuża się do 7 dni roboczych od zakończenia tej awarii.
Awaria systemu a problem po Twojej stronie
To rozróżnienie decyduje o terminie. Awarię KSeF ogłasza MF, zgodnie z informacjami resortu m.in. w BIP oraz w komunikatach oprogramowania interfejsowego. Jeśli komunikatu nie ma, formalnie nie ma awarii systemu, nawet gdy u Ciebie nic nie działa. Wtedy pracujesz w trybie offline24 i obowiązuje krótszy termin: następny dzień roboczy.
Praktyczna zasada: zanim uznasz, że KSeF ma awarię, sprawdź komunikaty MF. Od tego zależy, ile masz czasu na dosłanie faktury.
Okres bez kar do 31.12.2026 i co dalej
Do 31 grudnia 2026 r. nie stosuje się kar pieniężnych z art. 106ni ustawy o VAT. Nie zwalnia to z obowiązku prawidłowego wystawienia i przesłania faktury ani z usunięcia błędu.
Od 1 stycznia 2027 r. za naruszenie obowiązków grozi kara do 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez wykazanego VAT do 18,7% kwoty należności ogółem (art. 106ni ustawy o VAT). Warto więc jeszcze w 2026 r. ustalić w firmie prosty schemat: kto sprawdza komunikaty MF, jak wystawiacie faktury offline i kto pilnuje ich dosłania do systemu.
Powiązane narzędzie: Sprawdź swój status, terminy i przygotowanie do KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wystawiać faktury w trybie offline24, gdy KSeF działa normalnie?
Zgodnie z informacjami MF tak. Ustawa nie ogranicza korzystania z tego trybu. Pamiętaj tylko o przesłaniu faktury najpóźniej następnego dnia roboczego.
Skąd mam wiedzieć, że trwa awaria KSeF?
Zgodnie z informacjami MF awarię ogłasza ministerstwo, m.in. w BIP oraz w komunikatach oprogramowania interfejsowego. Bez takiego komunikatu obowiązują terminy trybu offline24.
Co jeśli nie zdążę dosłać faktury, bo w międzyczasie KSeF ma awarię?
Zgodnie z informacjami MF termin wydłuża się wtedy do 7 dni roboczych od zakończenia awarii ogłoszonej przez ministerstwo.
Czy w 2026 r. zapłacę karę za spóźnione dosłanie faktury?
Do 31 grudnia 2026 r. nie stosuje się kar pieniężnych z art. 106ni ustawy o VAT. Obowiązki dotyczące wystawienia i wysyłki nadal trzeba wykonać.